Relaties vooraf uitnodigen op uw beursstand

beursstand modulair
Relaties vooraf uitnodigen op uw beursstand
Rate this post

Als u met een beursstand gaat deel nemen aan een beurs krijgt u meestal van de organisatie toegangskaarten toegestuurd om te versturen aan uw relaties. Dit kunt u doen door deze bijvoorbeeld per post te versturen of door deze mee te geven aan uw accountmanagers om uit te delen aan hun relaties. Toch heb ik gemerkt dat er een effectievere manier is om relaties en klanten uit te nodigen op uw beursstand.

Het beste effect bereikt u met een e-mailing

Wat we bij onze eigen beursdeelnames de afgelopen 2 jaar hebben gedaan is het versturen van een emailing naar onze gehele database. In deze emailing gaven we onze relaties (klanten en potentiële klanten) de mogelijkheid via een antwoordformulier op onze website een gratis entreekaart aan te vragen.

De reacties waren zeer groot. Zeer veel bedrijven vulden het digitale antwoordformulier in met het verzoek om één of enkele gratis toegangskaarten. Zelfs zoveel dat we bij de beursorganisatie extra kaarten moesten aanvragen. Om een idee te geven: voor de Promz in Utrecht waar we volgende week staan verstuurden we inmiddels ruim 500 kaarten… Gemiddeld per beurs kwamen we uit 200-400 verstuurde kaarten. Heel behoorlijke aantallen dus.

Win-win-win situatie

Door deze emailing werd er een win-win-win situatie gerealiseerd voor onze relatie, de beursorganisator en voor onszelf;

1. Onze relatie: deze kreeg een gratis toegangskaart
2. Voor onszelf: voorafgaand aan de beurs hadden wij een extra contactmoment met onze (potentiële) klant en extra bezoek op onze website. Tevens waren wij positief onder de aandacht gekomen bij onze relaties (ze hadden immers een gratis toegangskaart gekregen). Tijdens de beurs kregen we ook daadwerkelijk meer bezoekers op onze beursstand.
3. De beursorganisator: deze kon rekenen op meer bezoekers.

Veel (maar natuurlijk niet alle) bedrijven en personen die een gratis toegangskaart bestelden meldden zich ook daadwerkelijk op onze beursstand. Om ons te bedanken voor deze kaart en/of omdat ze interesse hadden in onze producten en oplossingen.

Voorwaarden om deze actie te laten slagen

De mate van uw succes hangt natuurlijk af van de kwaliteit en de grootte van uw database. Met name de beschikbaarheid van goede e-mailadressen (opt-in) is belangrijk. Hoe beter en groter die database is, hoe meer succes u zult hebben. Wat ook helpt is een software die gekoppeld is aan uw database zodat u eenvoudig zelf emailingen kunt versturen. Wij werken als CRM met Winris en hiermee kunnen we heel gemakkelijk selecties maken en zelf emailingen versturen. Deze software houdt zelf bij wie zich afmeldt voor onze emailingen zodat deze in de toekomst worden uitgesloten en maakt tevens de analyses zodat we precies kunnen zien hoeveel personen de mailing daadwerkelijk hebben bekeken etc. Er zijn ook losse software pakketten te koop waarmee u zelf uw eigen emailingen kunt maken en die in veel gevallen aan uw bestaande CRM pakket kunnen worden gekoppeld.

U zorgt als exposant voor meer bezoekers op de beurs

En dat zou dus eigenlijk beloond moeten worden door de organisator… In ieder geval is het bijna altijd mogelijk gratis kaarten van de organisator te verkrijgen waardoor deze u niets kosten behalve de kosten voor het versturen. Er zijn echter ook organisatoren die korting willen geven op de beursdeelname als u in staat bent extra bezoekers voor hun te genereren. Ook dat is dus een extra reden om uw relaties uit te nodigen op uw beursstand.

Zijn er ook nadelen?

Nou, eigenlijk maar nauwelijks. Natuurlijk kost het versturen van enkele honderden kaarten u een paar honderd euro portokosten, maar ik denk dat u die er graag voor over heeft. En natuurlijk kost het tijd om een emailing te maken of te laten maken. In het laatste geval zullen daar ook nog wat kosten voor betaald moeten worden. Op het totaalbedrag van de kosten van uw beursdeelname zal dit echter niet het grote verschil maken, terwijl het effect zoals beschreven behoorlijk groot is.

Bang voor de concurrentie?

Wat ik wel eens heb gehoord van bedrijven is dat ze door het uitnodigen van hun klanten deze ook de gelegenheid geef de beursstand van de concurrentie te bezoeken. En dat ze dit daarom liever niet doen. Tja, natuurlijk staat u niet alleen op een beurs en is uw concurrentie ook aanwezig. U moet echter dat van uw eigen kracht uitgaan. Uw klanten vergelijken u toch wel. Is het niet op de beurs dan doen ze dat wel op andere manieren. Bovendien zijn ze toch niet voor niets klant bij u geworden? En stel dat u ze niet uitnodigt en uw concurrentie (altijd op zoek naar nieuwe klanten) doet dat wel, welk gevoel geeft dat dan aan uw klant?

Het uitnodigen van relaties op uw beursstand biedt dus veel voordelen, zeker als u dit slim aanpakt. Succes!

Michel Rijnberg
www.expodisplayservice.nl

Expo Display Service is leverancier van beursstands, beurswanden en beursmaterialen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *