Je beursstand levert een belangrijke bijdrage aan het succes van je beursdeelname. Deze komt tot stand aan de hand van de briefing met je standbouwer of standleverancier. Die briefing is cruciaal voor een goed eindresultaat. Maar hoe maak je nou een goede briefing?
Attract – Engage – Evolve
Het lijkt wel alsof er binnen “marcom” alleen nog maar gesproken wordt over Social Media. Een veel gebruikt model binnen Social Media is Attract – Engage – Evolve. Dit model is, als alternatief voor het aloude AIDA model, ook goed te gebruiken als het gaat om het realiseren van een beursstand. Aandacht krijgen, (potentiële) klanten boeien, interesseren en de basis leggen voor een langdurige relatie. Dat is wat je wilt bereiken met je beursdeelname. Een goede briefing legt de basis.
Onderdelen van de briefing
Een beursstand briefing kun je indelen in 4 categorieën
1. Doelstellingen
2. Communicatie
3. Praktische zaken
4. Budget
Als je met deze aspecten voldoende rekening houdt en hier een goede invulling aan geeft dan is de kans op goede beursstand maximaal. Daarbij maakt het niet uit of de briefing gaat over een grote verdiepingsstand van 150 vierkante meter of om een klein standje van slechts 9 meter. Een goede briefing bevat altijd deze onderdelen.
1. Beurs doelstelling; branding of leadgeneration?
Met welk doel neem je deel aan een beurs? Gaat het voornamelijk om het verkrijgen van leads (van nieuwe klanten of bestaande klanten) of is branding het voornaamste doel?
Een beursdeelname gericht op branding kom je veel tegen op bij B2C beurzen. Hier draait het minder om verkoop en leads en meer om het engagen van bezoekers. Bij B2B beurzen is de belangrijkste reden voor beursdeelname veelal leadgeneration. Soms in combinatie met branding. Er moet dus vooral “gescoord” worden. Het succes van de beurs wordt in dat geval afgemeten aan het aantal leads waarmee je als standhouder aan het eind van de dag naar huis gaat. De doelstellingen bepalen voor een deel het ontwerp en de uitvoering van de stand en moeten dus deel uit maken van de briefing.
2. Communicatie
Wat wil je als bedrijf uitstralen? Welk gevoel moeten klanten hebben bij het langslopen van je stand? Het antwoord op deze vragen wordt veelal bepaald door de missie en visie die je als bedrijf hebt. Of simpeler gezegd; wie ben je, wat doe je en wat kunt je voor je klanten betekenen? Te veel stands zijn nog “raadselstands” waarbij je als beursbezoeker geen idee hebt wat het bedrijf doet en waarom dit bedrijf voor jou interessant zou kunnen zijn.
Onderdeel van de briefing aan de standbouwer of standleverancier is dan ook een heldere weergave van;
• Wie ben je als bedrijf: Wat is de bedrijfscultuur? Welke positie neem je in de markt in? Wat is je imago? Historie van je bedrijf?
• Wie zijn je klanten – Waarom zijn ze klant van je geworden? Wat beteken je voor ze?
• Hoe ziet je doelgroep eruit – Hoe ziet deze er uit en waarom ben je interessant voor ze?
• Wie beschouw je als je concurrenten? – Waarin ben je anders als je concurrenten? Waar liggen de overeenkomsten? Welke voordelen biedt je?
• Hoe zit je huisstijl eruit?
3. Praktische kanten van de beursstand
Hoeveel mensen (standbemanning) staan er op de stand?
Dit zal afhankelijk zijn van de grootte van de stand. Bedenk dat te veel mensen op de stand potentiële bezoekers af schrikken, terwijl te weinig standbemanning tijdens drukke momenten klanten kan kosten. De grootte van de standbemanning heeft ook effect op de indeling van de stand.
Is het de belangrijk met klanten uitgebreid in gesprek te gaan?
Of wil je alleen snel contact leggen en kaartjes verzamelen? Als je echt in gesprek wilt met klanten dan zal dat effect hebben op bijvoorbeeld het meubilair en op de cateringvoorzieningen (bijvoorbeeld comfortabele stoelen, de aanwezigheid van een eigen espressomachine, waterleiding etc. etc.) Maar ook kan een keuken, een bar of een spreekkamer gewenst zijn.
Welke technische voorzieningen zijn gewenst?
Wil je interactief met je klant aan de slag m.b.v. ICT, beeldschermen, touchscreens of multimedia? Of wil je werkende machines op je stand? Dan is het wellicht noodzakelijk om op meerdere punten stroomvoorzieningen aan te brengen. Dit betekent misschien ook dat je een verhoogde vloer wilt inzetten om draden en snoeren netjes weg te werken.
Planning?
Wat is je planning en wanneer verwacht je van je standleverancier een voorstel? Heldere communicatie voorkomt misverstanden, ergernis en tijdverlies.
4. Budget
Zonder budget (indicatie) wordt het voor je leverancier wel een reuze gok om met een goed voorstel te komen. De kans dat deze er volledig naast zit is groot. Met als gevolg dat je weer opnieuw moet beginnen en veel tijd kwijt bent. Geef dus een realistisch budget en geef aan welke elementen hier wel of niet onderdeel van moeten uitmaken.
Tot slot; wees open en eerlijk
De beste beursstand komt tot stand door een goede samenwerking. Wees daarom open en eerlijk en eis deze openheid en eerlijkheid ook van je leverancier. Geef duidelijk aan wat je verwacht en op basis van welke criteria je uiteindelijk je go of no-go geeft. Door samen te werken naar een goed eindresultaat is de kans op succes het grootst.