AVG en beursdeelnames: dit moet je ermee als exposant

Avg op de beursstand
AVG en beursdeelnames: dit moet je ermee als exposant
Rate this post

Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe AVG-verordening in werking. De richtlijn stelt strengere eisen aan het omgaan met persoonsgegevens. Wat zijn de gevolgen voor jou als exposant?

Wat is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

AVG is een nieuwe Europese richtlijn  die EU-burgers betere bescherming biedt op het gebied van privacy-regels en persoonsgegevens. De richtlijn gaat op 25 mei 2018 officieel in. Vanaf die datum moeten alle organisaties en bedrijven in Europa die persoonsgegevens verzamelen en verwerken voldoen aan de nieuwe GDPR-normen. AVG  houdt toezicht op naleving.

De nieuwe regels zijn van kracht in alle 28 EU-landen. In Nederland krijgen 1.6 miljoen bedrijven ermee te maken. De regels gelden ook voor jou als beurs exposant, want leads verzamelen valt onder de AVG.

Wat verstaat AVG onder persoonsgegevens?

De AVG-regels zijn gelden voor alle bedrijven en instellingen die werken met persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaat de EU onder andere:

  • Naam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mail
  • Gezondheidsinformatie
  • Inkomen
  • BSN-nummer etc

Het verzamelen van leads op een beurs valt hier dus ook onder.

Welke rechten krijgen burgers met de nieuw AVG?

De nieuwe  regels geven Europese burgers meer rechten. Zo kunnen ze bezwaar maken tegen het verwerken van hun gegevens. Ook kunnen ze een verzoek indienen om minder gegevens op te slaan, of inzage vragen in hun data.

De bewijslast bij de AVG ligt bij jou. Lokale overheden  zien erop toe dat je voldoet aan de regels. Doe je dit niet, dan kunnen ze sancties opleggen, waaronder administratieve boetes tot wel 20 miljoen euro.

Wat betekent de AVG concreet voor jou als beurs exposant?

Een miljoenenboete zul je als gewone ondernemers niet zo snel krijgen. Dat wil niet zeggen dat je de nieuwe AVG-verordening kunt negeren. Daarvoor is hij te belangrijk. Gelukkig zijn de wijzigingen ook niet zo ingrijpend, daarom zetten we de belangrijkste op een rij. Wil je je zaken echt goed regelen? Schakel dan altijd de hulp in van een juridisch expert.

AVG en beurzen, hier moet je op letten:

De AVG vereist een nieuwe privacyverklaring. Deze moet meer dan 11 punten bevatten en advocaat Charlotte Meindertsma vertelt welke dat zijn .

Het is belangrijker dan ooit om je persoonsgegevens goed te beveiligen. Werk met betrouwbare software en laat geen lijsten met contactgegevens onbeveiligd rondslingeren of je bedrijfsnetwerk of website.

Loop verwerkersovereenkomsten  met partijen die voor jou gegevens opslaan kritisch na. Actualiseer ze waar nodig. Werk je met betrouwbare partijen samen, dan nemen zij doorgaans het initiatief. Controleer dit.

Onder de AVG-regels mag je klantprofielen opslaan. Je mag echter niet automatisch besluiten nemen op basis van profielen.  Verkoop je bijvoorbeeld een product via e-mail, dan moet je alle ontvangers dezelfde prijs tonen.

Klantgegevens mag je altijd opslaan en je mag klanten altijd mailen.

Mensen die je toestemming geven mag je ook altijd mailen. Je moet wel kunnen bewijzen dat je toestemming hebt gekregen.

Gebruik mailadressen voortaan alleen waarvoor je ze hebt gekregen. Verzamel je visitekaartjes op een beurs , dan mag je deelnemers niet zomaar op je mailinglijst zetten. Dit mag wel als je ze dit vooraf vertelt.

Hetzelfde geldt voor adreslijsten die je bijvoorbeeld in Facebook of LinkedIn wilt inladen. Onder de nieuwe regels mag dit alleen als mensen dit vooraf weten.

Houd je contact met leads via e-mail ? Bied ze dan altijd en expliciet de mogelijkheid om zich af te melden.

Laat je geïnteresseerden een formulier invullen op je site? Vraag dan alleen het strikt noodzakelijke.

Bied je een incentive aan op je website, zoals een kortingsbon of een gratis e-book? Dan mag je inschrijvers niet automatisch toevoegen aan de adreslijst van je nieuwsbrief. Benoem dit expliciet op je site, of in de mail met bevestigingslink die ze na het invullen van hun mailadres krijgen.

Ga als beursexposant aan de slag met de nieuwe AVG

De nieuwe AVG-wetgeving komt eraan. Hoe ingrijpend de gevolgen voor event- en beursmarketing zijn – en hoe streng de overheid controleert – zal de toekomst uitwijzen. Bezoekers krijgen in ieder geval meer rechten en de bewijslast ligt bij jou.

In dit artikel krijg je een globaal overzicht van gewijzigde regels. Op internet vind je nog veel meer en veel uitgebreidere  informatie van juridisch experts. Wil je je zaken goed regelen? Schakel dan altijd hun hulp in en voorkom vervelende verrassingen. Want ook al wordt de soep zelden zo heet gegeten als hij wordt opgediend, ook aan lauwe soep kun je je branden.

Lees ook deze artikelen over event- en beursmarketing: