Wat ik ook heb meegemaakt zijn stands die zelfs helemaal leeg en verlaten zijn. Want ‘ja, het is toch etenstijd, of ‘de beurs gaat over een uur dicht’. Onbegrijpelijk. Laatst trof ik op een beurs tijdens openingstijd 5 stands aan zonder dat er standbemanning aanwezig was. Erg  jammer als er een potentiële klant langsloopt die iemand van het bedrijf wil spreken. Nog vervelender is het als de concurrentie wél wakker is.

Dit zijn voorbeelden van een enorme verspilling van dure stands en potentiële klanten die worden misgelopen. Verkopers lijken soms maar weinig besef te hebben wat het kost om op een beurs te staan… 5000 euro is niets ik heb wel eens bedrijven gesproken die in totaal rond de 150.000 euro uitgaven. Voor één beurs! Oftewel elke seconde kost geld en dit moet terugverdiend worden.

Wie het hardst schreeuwt gaat met de meeste leads naar huis.

Ik zie een beurs als een markt en een stand als een marktkraam die er maar een aantal dagen staat. Maar met een mooie stand alleen ben je er niet… Wie het hardst schreeuwt, zal de meeste aandacht krijgen en met de meeste leads naar huis gaan. Mijn visie is dat iedereen aangesproken zou moeten worden. Potentiële klant of niet, dat merk je snel genoeg door de juiste vragen te stellen. Alleen heb ik gemerkt dat sommige medewerkers van het bedrijf zelf zich hierbij soms nogal ongemakkelijk voelen.

Bezoekers die interesse hebben komen vanzelf wel op de stand

‘Ja maar de mensen die interesse hebben, die komen toch vanzelf wel’?… Nou, nee dus. Heel vaak niet. Veel mensen hebben, net als de medewerkers van de standhouders, nou eenmaal moeite om op iemand af te stappen. Standbemanning bestaat meestal uit ervaren en kundige personen met heel veel productkennis en technische kennis. Deze zijn zeker nodig op een beursstand. Alleen zijn deze personen vaak niet gewend om constant bezoekers  aan te spreken en hun behoeftes te peilen d.m.v. het stellen van de juiste vragen. Natuurlijk zijn deze vaardigheden aan te leren d.m.v. bijvoorbeeld beurstrainingen. Maar wat ook kan is het inhuren van specialisten die wél bezoekers en potentiële klanten op de juiste wijze aanspreken en hun behoeftes peilen. Dit kan bijvoorbeeld door het inzetten van hostesses of promotie modellen.

Een goede hostess of model zorgt voor leads

Een hostess of model krijgt voordat ze haar werk op de beursstand gaat uitvoeren een briefing van de opdrachtgever. Zodat ze in grote lijnen weet wat het bedrijf doet, kan en wil. Op een spontane manier, soms d.m.v. het uitdelen van bijvoorbeeld een klein relatiegeschenkje, spreekt ze de voorbijgangers aan en brengt hun wensen/behoeftes in kaart. Door slimme vragen te stellen heeft ze al snel antwoord op de vraag ‘is dit een (hot) lead?’ Zo ja, dan wordt deze potentiële klant in contact gebracht met één van de medewerkers van het bedrijf. Waarna een gesprek volgt, gegevens worden verzameld en niet zelden meteen afspraken worden gemaakt.

Geen budget

Maar een hostess of model doet meer. Want wanneer alle medewerkers van het bedrijf in gesprek zijn (ook op beurzen heb je piekuren!) zorgt de hostess of het promotiemodel voor een hapje en een drankje. En voert een gesprek met de potentiële klant om deze op de stand te houden. Totdat één van de medewerkers van het bedrijf weer ‘vrij’ is. En mocht dit een keer iets te lang duren dan vraagt de hostess om de contactgegevens en peilt ze het interesse gebied. Zodat deze ‘lead’ na de beurs alsnog wordt teruggebeld door iemand van het bedrijf. Klinkt simpel toch? Toch zie ik vaak stands waarbij ik denk…hadden zij nu maar een paar mooie en goed getrainde hostesses of modellen op hun stand staan. Als ik daar dan met de beursmanager over spreek hoor ik vaak; ‘Ja, maar het budget was op…’.

Wat levert een extra lead op?

Het inzetten van hostesses of modellen is in veel gevallen een goede investering. Een investering die leads en dus geld oplevert. Ik heb vaak genoeg meegemaakt dat hostesses een nieuwe klant binnenhaalden die vervolgens bij de standbemanning een order plaatste waarmee de kosten van de hostess in één keer tussen de 10 en 50 keer was terugverdiend. Had ik toen maar op provisiebasis gewerkt;) Natuurlijk wordt er in de B-to-B meestal niet direct verkocht en gaat hem om leads. En juist daar kunnen hostesses of modellen succesvol zijn.

Sex sells

Mooie modellen (beauty’s with brains) zijn erg succesvol. Niet in de laatste plaats omdat mannen het vaak erg interessant vinden om met ‘die mooie dames’ te praten. Als blijkt dat die slimme meiden met verkoopervaring ook nog een goed gesprek met deze heren kunnen voeren is de basis voor succes gelegd. Dus vooral blijven doen heren;)

En als het gaat om bijvoorbeeld de Huishoudbeurs? Nou, dan zet u toch gewoon een paar mooie heren in om de voorbij lopende dames aan te spreken? Vrouwenogen willen immers ook wat!

Hostesses zorgen voor actie, merkbekendheid en traffic

Maar modellen of hostesses kunnen meer als het alleen maar aanspreken van bezoekers. Onlangs stond ik op een beurs waar promotiemodellen rondliepen met een actieformulier. Hiermee trokken ze bezoekers naar de stand en website waar deze iets konden winnen. Op de stand stond een spontaan model die bezoekers (voornamelijk heren) uitnodigde voor een fotoactie waarbij ze met een grote oranje zonnebril (leuk voor het EK!) als Wesley Snijder op de foto konden. Deze foto werd direct afgedrukt met een logokader en de website van het bedrijf. De foto’s kwamen bovendien meteen online te staan, waarna bezoekers deze konden downloaden en doorsturen. We zijn al heel veel foto’s tegengekomen op Facebook en Twitter! Veel bezoekers en standhouders op de beurs en uit de branche spraken over deze dames met hun fotoactie. Direct resultaat:

1. Veel meer bezoekers werden aangesproken waarna de accountmanagers gemakkelijk het gesprek konden overnemen
2. Veel meer actie op en rond de beursstand
3. Meer bekendheid rondom het merk
4. Veel stralende en lachende gezichten bij de fotoactie (positieve merkbelevenis)
5. Veel traffic naar de website
6. Veel positieve Twitterberichten
7. Merkactivatie doordat bezoekers hun foto’s incl. bedrijfslogo op social media (o.a. Facebook) plaatsen;
8. Meer leads!

Prijsvragen en relatiegeschenken

Wat ook goed kan werken zijn bijvoorbeeld prijsvragen. En het uitdelen van drankjes. Zo was ik begin dit jaar op een internationale beurs in Duitsland. De stand had in de voorgaande  jaren ‘weinig’ aanloop. Er waren echter wel altijd veel bezoekers, dus het moest mogelijk zijn om traffic naar de stand te genereren. Een aantal mooie en meertalige modellen deelden sinaasappels uit met nummers erop. De winnende nummers stonden op een scherm in de beursstand afgebeeld. Als de bezoeker niets gewonnen had, perste het promotie model de sinaasappels uit bij een juicebar en kreeg de bezoeker een glas verse jus. Het glas met het logo van het bedrijf mochten de bezoekers meenemen. De actie werd versterkt door posters nabij de toiletten. Hierop stond een afbeelding van een glas met de tekst: ‘Relieved? Then visit our stand for a free glass and a refill’ De actie was een groot succes!

Hostess of model – wat past bij uw bedrijf?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden waarvoor je modellen en hostesses kunt inzetten. Wat ook veel gebeurd is dat modellen relatiegeschenken uitdelen. Daarbij wordt meteen op een spontane en vrijblijvende manier achterhaald welke interesses en behoeftes de bezoekers hebben. Hier wordt direct op ingespeeld wat resulteert in veel leads. Daarbij kan achteraf bovendien heel goed worden gemeten hoe hoog de omzet is die (deels) behaald is door de hostesses of promotiemodellen. Welk type inzet van hostesses of modellen het meest geschikt is hangt af van het type bedrijf. Het is in ieder geval zinvol om hier eens over na te denken. Succes!

Ellen Samwel
(www.lgroup.nl)

Een heel bijzondere manier is d.m.v. een interactieve beursvloer. Want zo’n  beursvloer kan een goede bijdrage leveren aan uw beursdeelname:

1. Aandacht trekken van de beursbezoeker
2. De verblijfstijd van de bezoeker verhogen
3. Gemakkelijk in contact komen met de beursbezoeker
4. De bezoeker uw beursstand nog heel lang laten herinneren.

Experience

Bij interactieve vloeren kun je bijvoorbeeld denken aan vloerprojecties die reageren op de gebruiker.  Daarbij wordt op de vloer een projectieoppervlak gecreëerd welke doormiddel van een camera en een speciale software interactief wordt gemaakt. Zo verandert het vloeroppervlakte van uw stand in een handomdraai in een echte “experience” vol met actie, plezier en opwinding. Door uw marketingboodschap interactief op uw beursvloer te projecteren zullen voorbijgangers bij uw stand stil blijven staan. En worden ze op speelse wijze in contact gebracht met uw bedrijf en uw boodschap.  Behalve interactieve vloeren kunnen trouwens ook interactieve schermen in stands worden geïntegreerd.

Logo’s, productafbeeldingen, voetballen of over water lopen?

Een interactieve vloer is een projectie die op elke willekeurige ondergrond (dus ook op uw beursvloer) de kleinste bewegingen signaleert. Om daar vervolgens op te reageren. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld uw logo of productafbeeldingen. Vele effecten hiermee zijn mogelijk. Of wilt u uw standbezoekers digitaal een balletje laten trappen? Geen probleem met een geprojecteerd voetbalveld. De bal beweegt mee op elke beweging. Over water lopen? Ook mogelijk. Elke stap die u zet veroorzaakt een rimpeling op precies de juiste plek. En dit zijn slechts enkele voorbeelden van de enorme hoeveelheid mogelijkheden. Daarbij heeft u de keuze uit een uitgebreide bibliotheek aan standaard effecten.

Een interactieve vloer trekt gegarandeerd de aandacht van elke beursbezoeker. Elk effect kan aangepast worden door het beeldmateriaal te wijzigen. Interactieve vloeren zorgen zo niet alleen voor entertainment op uw stand, maar ook voor merkbeleving. Daarbij maakt u sneller en eenvoudiger contact met de bezoekers.

Cris Groothuizen
www.icatchmedia.nl

Omdat de grootste drukte in de Jaarbeurs zich concentreert aan het einde van de ochtend en aan het begin van de middag (lang leve de files rondom Utrecht) zijn er buiten deze tijden regelmatig momenten waarop het rustig is. Ideale momenten dus om rond te lopen en met andere standhouders van gedachten te wisselen.

Zo sprak ik op de laatste beursdag met een directeur van een bedrijf die zich beklaagde over de beurs. Hij gaf aan dat de beurs uitermate slecht was en dat dit een eenmalig event voor hem zou zijn. Want hij had totaal geen aanloop gehad op zijn stand. Zonde van de tijd en van het geld.

Ik bekeek zijn beursstand eens goed. Deze stand was niet zo heel groot, maar zag er wel netjes en verzorgd uit. Daar lag het dus niet aan. Ik probeerde mij voor te stellen hoe een potentiële klant langs zijn stand liep en welk gevoel deze bij zijn stand zou hebben. Het antwoord was niet zo moeilijk te bedenken; geen. Want alhoewel de stand er netjes uitzag gaf deze totaal niet weer wat dit bedrijf een potentiële klant te bieden had. Op de stand stond alleen de naam van het bedrijf. Een ook de aanwezige visuals en de aankleding van de stand maakten in het geheel niet duidelijk om wat voor soort bedrijf het hier ging. De stand gaf potentieel geinteresseerden geen enkele aanleiding om even stil te blijven staan bij deze beursstand.

Tja, zelf als bezoekers interesse in de producten van dit bedrijf zouden hebben zouden ze vermoedelijk gewoon doorlopen. Je moet als beursbezoeker namelijk wel snappen wat de standhouder te bieden heeft. Het “what’s in it for me” van de beursstand moet geen raadseltje worden.

Het bovengenoemde bedrijf staat zeker niet op zichzelf. Iedereen kan op beurzen ervaren dat er veel stands zijn waar je als bezoeker langs kunt lopen zonder ook maar een idee te hebben wat het bedrijf achter de stand nou precies doet. En dat is voor het bedrijf in kwestie een enorme gemiste kans. Want op die manier kan het haast niet anders of de beursdeelname mondt uit in een teleurstelling. En in een verspilling van tijd en middelen. En waar ligt dat dan aan? Inderdaad ja, aan de beurs. Want die was waardeloos.

Michel Rijnberg
www.expodisplayservice.nl

Stel je eens voor. Vakantiebeurs 2012. En denk aan de stand van Djoser. Ook met je ogen dicht weet je hoe een dergelijke stand er uit ziet. Avontuurlijk en ruig. Denk dan aan de  Neckermann stand. …weet u het?

AutoRai 2012. Denk eens aan de stand van BMW met uw ogen dicht. Hoe ziet die stand er uit? Een stand met stijl, klasse en toch sportief. Uitgevoerd in steriel wit met blauwe accenten, net als in hun showrooms. Maar dan Opel. Opel gunt iedereen een Opel??? Geen gevoel te bekennen bij stand. Niet bij de mensen, noch bij de dealers. Fijn als je voor hen een stand zou moeten ontwerpen of bouwen. Of hun bemanning zou mogen trainen. Hoe zou de beurzenbranche hier mee om kunnen gaan?

Het gaat er niet om om de beste te zijn. Het gaat er om een unieke positie in het concurrentieveld te creëren. Om dit vervolgens duidelijk en overal uit te dragen. Dus ook met je beursdeelname. De beurs is zelfs de unieke plaats om dat te doen. Maar ja hoe doe je dat dan? Hoe kom je daar als toeleverancier van een bedrijf achter? Nu ja, door te vragen wat hun positionering is misschien? Dat lijkt een nogal voor de hand liggend strategie.

Wat is een goede positionering?

Maar stel die vraag maar eens als trainer, standbouwer of reclamebureau! Dan heb je de poppen aan het dansen. Want impliciet vraag je aan de klant of hij ooit wel eens kritisch is geweest t.a.v. zijn eigen merkidentiteit. Heeft hij er wel eens wat mee gedaan? Ben je wel een merk en beken je kleur? Of ben je grijs? Niet zelden is het antwoord op deze vraag ronduit teleurstellend. Het blijft vaak bij een opsomming van Unique Selling Points i.p.v. Unique Buying Reasons. Bij een goede positionering gaat het juist om de combinatie van functie en emotie. Ja het gaat over vakantie of een auto, dat zien we wel. Maar  het buikgevoel moet in de beursstand en in de mensen zitten en naar buiten komen.

Goede positionering voldoet aan 3 zaken:

1. ze is authentiek
2. onderscheidend
3. en relevant

En toch is creëren van een duidelijke positionering momenteel wel trend bij veel bedrijven. In het heftige concurrentieveld moet men zich duidelijk en helder positioneren. Ook als het gaat om beursdeelname. Ook de beurzenbranche zal hier dus in mee moeten.

Het fijne voor ons beurstrainers is dat het veel makkelijker word om een presentatie vorm te geven. Er is zelf een harde correlatie tussen de helderheid van de briefing (en dus de positionering van het bedrijf) en de standpresentatie.

Han Leenhouts
www.salesandpepper.nl

Een goede performance is zoals bekend goud waard. Maar daarnaast zijn er nog tal van factoren die er voor zorgen dat uw beursstand de aandacht trekt. Als u uw bezoekers iets extra’s aanbiedt zult u een betere indruk achterlaten en zullen deze zich u langer herinneren. Daarbij is het dan wel van belang u iets biedt dat bij uw stand past.

Steeds vaker kom je standhouders tegen die beursbezoekers verse vruchtensappen, een lekkere espresso of een prachtige cappucino aanbieden. Heerlijk, maar er zijn meer mogelijkheden. Wat dacht u bijvoorbeeld van lekkere verse en warme stroopwafels? Als er één lekkernij is waarmee u gegarandeerd bezoekers naar uw beursstand trekt dan is het wel met ambachtelijke lekkernijen.

Ambacht en degelijkheid

Een stroopwafelkraam straalt ambachtelijkheid en degelijkheid uit. En natuurlijk trekt de geur van verse stroopwafels al op het gangpad de aandacht. En ook het op ambachtelijke wijze bereiden van stroopwafels trekt nieuwsgierige kijkers. Stoppingpower in optima forma dus. Want veel beursbezoekers kennen stroopwafels voornamelijk uit een pakje. En hebben nog nooit gezien hoe ze nou écht gemaakt worden.

Stroopwafels op buitenlandse beurzen?

Stroopwafels zijn een typisch Nederlandse lekkernij en in het buitenland slechts beperkt bekend en verkrijgbaar is. Het bakken van verse stroopwafels op uw beursstand is dan ook heel geschikt op beurzen met een international karakter. Zeker als u uw Nederlandse herkomst extra wilt benadrukken.

Zoals met alle zaken op een beurs geldt natuurlijk dat overdaad schaadt. De kraam moet passen bij de uitstraling van uw stand en niet dusdanig overheersen dat de stroopwafel bakker de overhand qua aandacht krijg. Tenzij u op slimme wijze potentiële klanten kunt uitselecteren. Als u dit op de juiste wijze toepast, kan het integreren van een stroopwafel bakker op uw beursstand zeker een effectief onderdeel van uw beursstrategie zijn.

Ivo Wensen
www.mijnpartyservice.nl

Social media op op evenementen en beurzen

Zo ook bij social media en evenementen en beurzen. Super handig maar in mijn ogen soms  overgewaardeerd. In de aanloop van een bijenkomst georganiseerd door één van de grotere beurshuizen in Nederland hadden we een aantal deelsessies staan waar men uit kon kiezen. Het zal u niet verbazen dat het ruim dringen was bij de sessie over Social Media. Ruim 60 % van de deelnemers aan het programma koos voor dit onderwerp. Ik vroeg me af waarom. Wat hopen ze te halen? En wat gaat het daadwerkelijk bijdragen aan het resultaat? De vraag om concrete resultaten is er één die ik goed ken. Want die moeten wij, de live communicatie branche , ook steeds beantwoorden.

Wat levert het op?

Ik zag mijn kans schoon om de inleider daar dan ook eens over te bevragen. Wat gaat al dat getwitter, gelinkedin , gehyve en gefacebook opleveren? Eeeeeeeeeeehh, ja….. zo moet je dat niet zien? Het is er en het is onvermijdelijk. Het komt eraan….. Het is van nu… Ondanks mijn twijfels had hij wel de deelnemers getallen aan zijn zijde. Want voor mijn sessie, effectieve standbemanning, had slechts 25 % van de bezoekers belangstelling. Ik  was daarover natuurlijk een beetje in mijn wiek geschoten. Ik baalde er van.

Ik twitter me rot. Alleen zakelijk overigens. En het zorgt ervoor dat ik echt in contact blijf met mijn inmiddels bijna 1.100 linkedin en twitter-relaties (ik doe niet mee aan ontvrienden;)). Mijn probleem is echter dat mensen Twitter en andere Social Media zonder helder doel inzetten. Na de subsessies kwamen we bijeen en mocht Ben Tiggelaar het afronden. Hij vroeg her en der wat mensen nu echt gingen doen. Tja we gaan meer met Social Media doen. Eeehh, we gaan meer met Twitter doen…. Meer kwam er niet. Gevaarlijk, want dit onderwerp krigt wel waanzinnig veel aandacht. Stel, je bent goed bezig bent geweest met pre-communicatie en communicatie tijdens de beurs of het event. Vervolgens rukken die mensen zich eindelijk los van het scherm en kijken in de rondte naar jouw beursstand. Dan moeten de mensen van vlees en bloed het wél afmaken. De echte deal gebeurt tussen mensen. Daar ligt dan ook mijn geruststelling als ik kijk naar mijn eigen werk.

SM-goeroe

De SM-Goeroe gaf dat ook ruiterlijk toe: Han, ik zorg dat ze komen maar jij moet het vervolgens wel afmaken.  Want helemaal in het centrum van de communicatie zit natuurlijk het persoonlijke contact. Waarbij hij niet kon nalaten om er snel achteraan te roepen: dan neem ik het weer over in de Na-Communicatie over dit onderwerp.

Na de zomer hadden we weer een sessie bij hetzelfde beurshuis en bij de voorinschrijvingen. En u begrijpt het al; grote groepen mensen rennen wederom richting “Twittermania”. Met een grote glimlach zie ik dit aan en constateer dat de mensen die bij onze sessie kwamen wel echt aan de slag zijn gegaan met hun standbemanning.  Blijkbaar kwam deze groep weloverwogen binnen en ging echt voor verbetering en kwaliteit. Ik denk dat ik daar maar eens over ga Twitteren of zo.

Han Leenhouts
www.salesandpepper.nl

1. Stand laten bouwen
2. Stand zelf bouwen

Stand laten bouwen

Als je je stand wilt laten bouwen kom je meestal terecht bij een standbouwer. Hiermee bespreek je je wensen en eisen en vervolgens wordt er een ontwerp gemaakt. Als je deze goedkeurd kan de beursstand in productie worden genomen en op de beurs van je keuze worden geplaatst. Na de beurs wordt de stand weer afgebroken en bij een volgende beurs begin je weer van voren af aan. Voordeel: je hebt nergens omkijken naar en je hebt alle creatieve vrijheid om je stand te laten uitvoeren zoals je dat wilt.

Nadelen zijn er natuurlijk ook. Zo ben je iedere keer behoorlijk veel tijd kwijt (briefings, besprekingen, verzamelen van aan te leveren materialen etc.) en kost het laten bouwen van een stand behoorlijk veel budget. Een groot deel van de kosten van het bouwen van een stand bestaan immers uit arbeidsloon (gemiddeld 40 euro per uur).

Zelf je stand bouwen

Alternatief voor het laten bouwen van een stand is zélf je stand bouwen. Tenzij je beschikt over een eigen timmerafdeling betekent dit dan wel dat je een type standsysteem nodig hebt wat zich eenvoudig en snel laat opbouwen. Een z.g. zelfbouwstand dus. Dergelijke stands zijn ontworpen vanuit de gedachte dat deze eenvoudig en snel, in veel gevallen zelfs zonder gereedschap, opgebouwd kunnen worden. Zelfbouwstands bestaan bijna altijd uit modules waardoor deze heel gemakkelijk te vergroten of te verkleinen zijn. Dit omdat we in Europa (ander dan bijvoorbeeld in de USA) geen standaard standafmetingen hebben waardoor de stands heel flexibel moet zijn. En ook de bedrukking of communicatie is bij zelfbouwstands gemakkelijk aan te passen. Deze bedrukking bestaat meestal uit geprinte panelen of platen, of uit bedrukte stof. Vooral deze laatste zijn de afgelopen jaren erg populair geworden. Stof biedt dan ook enkele specifieke voordelen:

• licht in gewicht
• duurzaam
• “warme” en moderne uitstraling
• redelijk milieuvriendelijk
• relatief lage productiekosten

Qua aanpak verschilt het ontwikkelen van een zelfbouwstand niet zo heel veel t.o.v. een op maat gemaakte stand. Ook als je kiest voor een zelfbouwstand bepaal je samen met je leverancier hoe het ontwerp er uit komt te zien, welke uitstraling deze moet hebben, wat je doelstellingen zijn etc. etc. Behalve deze zaken kies je echter ook voor een bepaald type systeem.

Waar moet je op letten bij de aanschaf van een zelfbouwstand?

Je keuze kun je laten afhangen van:

1. het volume (hoe groot zijn de transportkoffers) en  gewicht.

Dit zal afhangen van wie de stand gaat opbouwen en hoe deze wordt vervoerd. Als je de complete stand wilt vervoeren in een personenauto en deze alleen wilt gaan opbouwen zul je andere eisen stellen als in het geval je een bus ter beschikking hebt en een team van collega’s.

2. de praktische kanten van het beursstand systeem – welke onderdelen of accessoires zijn noodzakelijk.

Daarbij kun je denken aan:

• geïntegreerde vitrines
• grote LCD of plasma schermen
• productschappen
• folderschappen
• bijpassende balies

3. de uitstraling (look & feel)  van de stand.

Dit is meestal het subjectieve element in de aanschaf van zo’n stand. Want wat de één mooi vindt, vindt een ander juist lelijk. Toch is er in veel gevallen wel te bepalen wat goed en wat minder goed past bij een product of bedrijf.

Zichtbare of onzichtbare frames of systemen

Daar waar je bij traditionele standbouw meestal wanden creëert van hout die vervolgens geverfd of bedrukt worden, maak je in het geval van een zelfbouwstand deze wanden met behulp van bijvoorbeeld frames waar vervolgens bedrukte doeken of panelen tegen bevestigd worden. Deze frames zijn afhankelijk van het merk en type helemaal niet,  juist wel, of slechts minimaal zichtbaar. In het eerste geval (onzichtbare frames) is alleen de communicatie zichtbaar.  Het is los van de eerder genoemde praktische kanten van de zelfbouwstand dus vooral ook een kwestie van smaak en van wat qua uitstraling past bij uw bedrijf of product.

Nadelen zelfbouwstands

De nadelen van zelfbouwstands liggen voor hand; je moet zelf zorgen voor het opbouwen van de stand. Dit kost je dus meer tijd. Ook moet je van te voren, aan de hand van de gehuurde ruimte en de beursplattegrond, bedenken hoe je deze precies gaat neerzetten. Aan de andere kant bespaar je ook weer tijd omdat je geen (tijdrovende) briefings met een standbouwer hoeft te hebben. Als je je eigen stand eenmaal hebt aangeschaft kun je deze daarna gemakkelijk en zo vaak als je wilt opzetten.

Kopen versus huren

Zelfbouwstands kunnen meestal niet worden gehuurd en moeten dus worden aangeschaft. Alhoewel de kosten hiervan zich meestal in een paar beurzen laten terugverdienen moet er initieel meer worden geïnvesteerd als bij het laten bouwen van een stand (eigenlijk dus het huren van een stand). Een zelfbouwstand of eigen standsysteem is dus alleen interessant voor bedrijven die deze met enige regelmaat gaan gebruiken. Wie slechts incidenteel deelneemt aan een beurs kan dan ook beter een stand huren (=laten bouwen).

Voordelen van zelfbouwstands

Het grootste voordeel van een zelfbouwstand zit ‘m in de grote kostenbesparingen. Want niet alleen gaat het bouwen van zo’n stand heel snel maar je doet dit ook nog eens zelf. Zo bespaar je dus dubbel. Maar ook de al eerder genoemde flexibiliteit en tijdsbesparing (met name tijdsbesparing in de voorbereiding van de beurs) zijn argumenten om de aanschaf van een zelfbouwstand te overwegen. Bij een zelfbouwstand is het zaak één keer goed na te denken over hoe deze er uit moet komen te zien (rekening houdend met verschillende situaties en standformaten) om er vervolgens jarenlang gebruik van te kunnen maken. Dáár zit de winst. Weliswaar zal er af en toe iets aangepast moeten worden in de communicatie van de stand (bijvoorbeeld bij bedrijfsveranderingen of nieuwe producten) maar dat is bijna altijd eenvoudig en tegen relatief lage kosten te realiseren.

Typen zelf bouwstands

Er zijn verschillende typen zelfbouw stands van verschillende merken verkrijgbaar. De systemen zijn als volgt onder te verdelen:

• Stands op basis van uitvouwbare (pop-up) frames in combinatie met magneetpanelen. Bij deze systemen is het systeem zelf onzichtbaar en is alleen de communicatie zichtbaar
• Stands op basis van aluminium kaders met een vaste maat (van bijvoorbeeld 100x250cm). Hier worden bedrukte panelen in bevestigd of er wordt bedrukte stof in gespannen. Afhankelijk van het merk en type zijn de kaders meestal juist wel of juist minimaal zichtbaar
• Stands op basis van (losse) aluminium profielen die in elkaar geklikt kunnen worden waarna er full colour bedrukte stof in gespannen wordt. Bij deze systemen zijn de profielen meestal juist wel of slechts minimaal zichtbaar
• Stands op basis van lichtgewicht (meestal kunststof) trussystemen. Deze hebben een vrij uitgesproken uitstraling door de duidelijk aanwezig constructie
• Stands op basis van lichtgewicht panelen die in elkaar geklikt kunnen worden.

Kijken en vergelijken

Mijn advies is om te gaan kijken en vergelijken bij de verschillende leveranciers en om op basis van persoonlijke wensen en eisen een keuze te maken. Door de steeds verder onder druk staande marketingbudgetten zullen zelfbouwstands naar mijn verwachting steeds populairder worden, zeker als de economie nog een tijdje blijft kwakkelen.

Michel Rijnberg

Op de beursvloer kunt u uw eigen quiz organiseren. Een goede activiteit zorgt ervoor dat de gangpaden rond uw stand vol staan. Dat heeft een enorme aantrekkingskracht op beursbezoekers. Indien de boodschap relevant is, maakt u uw aanwezigheid onvergetelijk. Beursbezoekers zijn net mensen. Als er wat te beleven of te winnen valt, dan zij ze er als de kippen bij. Beurzen zien er vaak uit als marktplaatsen. De stands zijn op orde, maar ze zien er wat saai uit. Door een activiteit toe te voegen, valt u direct op. Een loterij of een simpele quiz maakt vaak al een enorm verschil.

Zorg ervoor dat er op uw beursstand wat te beleven valt

Dat heeft een aantrekkingskracht op iedereen die voorbij loopt. Ze blijven allemaal even staan om te kijken wat er te doen is en wat er te winnen valt. Aansluitend komt u gemakkelijk in gesprek met de bezoekers. Deelnemers laten bovendien graag hun gegevens achter, die kunt u gebruiken in de commerciële opvolging van de beurs.  Hierbij een aantal ideeën die onlangs succesvol op verschillende beursstands werden ingezet:

Blokjes zagen

Op de Bouwbeurs had Bouwmaat het gangpad volstaan. Bezoekers werden uitgedaagd om een blokje hout van exact 100 gram af te zagen. Wie daarin slaagde werd bijgeplaatst in de eregallerij op de stand en ontving een leuk prijsje. De bezoekers stonden in de rij om deel te nemen aan deze activiteit. Onze professionele presentatoren begeleidden de activiteit. Vaak stonden er wel zeventig beursbezoekers omheen. Hieronder kunt u dat zien in het filmpje. Bouwmaat is erg enthousiast over het succes van de actie.

Kennisquiz

Op de beurs Elektrotechniek werd een quiz voor branche-organisatie FEDET gespeeld. Een presentatrice sprak de bezoekers. Zij daagde hen uit om tegen elkaar te strijden in een kennisquiz. Op basis van de input van Fedet was vooraf een pakkende kennisquiz geschreven.

Verloting

Op de beurs Management Support werden dinertjes en overnachtingen op het accommodatie paviljoen verloot. De standhouders organiseerden de actie samen. Zij boden allemaal een aantrekkelijke prijs. Presentatoren trokken elk half uur een prijswinnaar uit de hoge hoed. Tussendoor spraken ze actief bezoekers aan om zoveel mogelijk kaartjes te vergaren. De prijs werd flink onder de aandacht gebracht. De bezoekers bleven altijd de prijstrekking afwachten. Alle contactgegevens werden verdeeld over de deelnemende exposanten.

Een quiz op uw stand creëert stopkracht

Op de beursvloer loopt uw hele doelgroep langs. Uw stand is als het ware een driedimensionaal billboard. Een goede quiz zorgt voor stopkracht. Op een relevante manier betrekt de quizmaster de bezoekers bij uw boodschap. Zo kanhet organiseren van een quiz bijdragen aan realiseren van uw beursdoelstellingen.

Erik Peekel
www.beursacteurs.nl

Ipads en andere “tablet computers” hebben een enorme vlucht genomen. Apple, onder leiding van de onlangs en helaas veel te vroeg gestorven Steve Jobs heeft daarmee een behoefte gecreëerd waarvan eigenlijk niemand wist dat die er was. Job(s) well done…

Maar wat kunnen we met deze Ipads op beurzen en op stands? Nou, eigenlijk best veel. Ipads zijn met name goed in het eenvoudig laten zien van foto’s, video’s en computer animaties. En dat kan dus heel goed van pas komen op het moment dat je al in contact bent met een bezoeker. D.m.v. de Ipad kun je de D van Desire (AIDA-model) verder uitdiepen en een klant op moderne en attractieve wijze overtuigen van je bedrijf of product. Dat kan bijvoorbeeld door aan tafel met de klant gezamenlijk een presentatie te bekijken. In dat geval vervangt de Ipad de aloude verkoopmap of tafel flip-over. Daarnaast kun je op het moment dat je klant een vraag heeft de Ipad te voorschijn te halen waarna de gevraagde informatie hierop wordt getoond en besproken.

Ipad integreren in de beursbalie

Ook kunnen Ipads geïntegreerd worden in de (beurs)balie. Daarmee maak je van je balie je eigen “touchtafel”. En dat ziet er niet alleen hip uit maar nodigt de klant ook uit om zelf te gaan “spelen” waarbij ze automatisch de presentatie doorlopen. In veel typen balies is het mogelijk een Ipad te integreren.

Voordelen en nadelen van Ipad op een stand

Voordelen:

• Moderne uitstraling
• Gemakkelijk bladeren door de diverse afbeeldingen, video’s en animaties
• Batterij gaat (mits volledig opgeladen) een hele beursdag mee
• Kan zowel liggend als staand gebruikt worden (d.m.v. bijvoorbeeld een z.g. “Smartcover”)
• Informatie op de Ipad is gemakkelijk aan te passen
• Kan worden geïntegreerd in een balie of tafel.

Nadelen:

• Beeldscherm heeft een beperkte grootte waardoor de Ipad met name is bedoeld voor één-op-één contact
• Diefstalgevoelig
• Trap niet in de valkuil om teveel informatie op de Ipad te willen plaatsen.

De Ipad is bedoeld om een klant te “triggeren”. Ga een (potentiële) klant dus niet overvoeren met te veel en te gedetailleerde informatie. In de meeste gevallen (tenzij je op de stand direct producten verkoopt) wil je tot een vervolgactie komen, bijvoorbeeld een bezoekafspraak. De informatie op de Ipad moet daar aan bijdragen door de klant te overtuigen van het feit dat jouw bedrijf of product interessant is. Niet meer, niet minder.

Welk type Ipad is het meest geschikt voor gebruik op beurzen?

Ipads zijn er in een “Wifi” en in een “3G” uitvoering. Met die 3G uitvoering kan je ook het internet op als je niet verbonden bent met een lokaal netwerk. Met de Wifi uitvoering moet je in de buurt van een draadloos netwerk zijn (en daar verbinding mee kunnen maken uiteraard) om het internet op te kunnen. Voor gebruik op een stand is de goedkoopste variant, de Wifi dus, meer dan voldoende. Ik raad je vooralsnog aan geen verbinding te maken met internet. Een internet verbinding op de meeste beurslocaties is naar mijn ervaring niet alleen prijzig maar vaak ook nog eens onstabiel. Triest eigenlijk, want je zou verwachten dat beursorganisatoren een goede wifi-verbinding zo langzamerhand toch wel als standaard faciliteit zouden aanbieden. Niet dus. En je zult net zien dat als je in gesprek bent met een interessante prospect, dat ineens je verbinding weg is… Dat kan je niet gebeuren als je je presentatie op de Ipad zelf hebt staan. Dan weet je zeker dat het ook werkt.
Qua geheugen kun je bijna altijd volstaan met de goedkoopste variant Ipad (op dit moment 16GB), tenzij je met zware video’s of andere animaties werkt.

Mijn conclusie is dat Ipad op beursstands daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben. Ik voorspel dan ook dat de Ipad binnen afzienbare tijd op het merendeel van de stands aanwezig zal zijn.

Michel Rijnberg
www.expodisplayservice.nl

Pop up wanden

Ooit waren ze nieuw. Hot. High Interest. Een ware uitvinding. Ingenieus. Kostbaar ook. De eerste pop-up wanden in de vorm zoals we die nu het meeste zien (met magneetbanen) deden eind jaren tachtig al hun intrede. Bedrijven die er één aanschaften maakten een weloverwogen keuze, er was immers flink wat budget mee gemoeid. Een mooie bedrijfspresentatie of productpresentatie was daarbij het uitgangspunt. Beslissingstrajecten van meerdere maanden waren geen uitzondering.

De prijs is flink gedaald

Maar hoe zit dat nu? Is er veel veranderd? Zijn ze nu, ruim 20 jaar later, beter? Of mooier? Wat is er veranderd? Wat in ieder geval is veranderd zijn de prijzen. Die zijn onder invloed van productie in Azië en van nieuwe en (veel) goedkopere printtechnieken en materialen een stuk lager als pakweg 10 jaar geleden. Wat ook veranderd is, is de bekendheid met pop-up wanden. Het enorme wow-effect wat ik teweeg bracht als ik zo’n systeem bij mijn klanten liet zien is er meestal niet meer. Bijna iedereen heeft ze wel eens gezien en bijna elk bedrijf dat met enig regelmaat naar een beurs of evenement gaat heeft er wel één. Of één gehad. Ja, het nieuwe is er anno 2011 wel af.

pop-up wand standaard

Buizen, knooppunten, vergrendelingen, magneten of stelvoetjes?

Ik zal het maar meteen toegeven. Ik ben een behoorlijke freak. In alle bescheidenheid mag ik ook wel zeggen dat ik er best veel van weet. Ik heb in de afgelopen 20 jaar veel tijd en energie gestoken in het analyseren van de verschillende van de verschillende merken, de voordelen en de nadelen en de technische kenmerken. Dunne buizen, dikke buizen, glasfiber buizen, geschroefde knooppunten, stelvoetjes, magneetbars (al dan niet opvouwbaar of met magneet-op-magneet), zelfvergrendeld (selflocking) of met (magneet)sluitingen, enz. enz. Ik was nauw betrokken bij het verbeteren van bestaande systemen, het ontwikkelen van nieuwe typen en van diverse accessoires en nieuwe toepassingsmogelijkheden.

Toch lijken veel hedendaagse gebruikers helemaal niet geïnteresseerd in de kwaliteit of in de technische eigenschappen van de systemen. Op zich nog wel te begrijpen als er dan in ieder geval heel veel aandacht aan de communicatie en aan de prints en magneetbanen besteed zou zijn. Maar ook dat is niet altijd het geval.

rechte pop-up wand

Lopend op beurzen val ik steeds vaker in verbazing

Door de goede bekendheid, het grote aantal aanbieders en de lage prijzen lijkt het wel alsof het doel van een pop-up wand of pop-up stand wordt vergeten. Het lijkt wel alsof een pop-upwanden net als kantoorartikelen gebruiksartikelen zijn geworden. Oh ja, we hebben binnenkort een beursje, we moeten nog even een zo’n pop-up wandje bestellen, zo lijkt het vaak te gaan. Waarna er vervolgens een paar websites worden afgestruind en er snel “zo’n wandje” wordt besteld. Tenminste, dat idee krijg ik vaak als ik over een beurs loop. Want aan heel van deze portable stands mankeert nogal wat. Hierbij mijn balans:

Pop-up wand kommer en kwel top 7

1. Pop-up wanden waarbij de eindbanen (eindkappen) ofwel loslaten danwel in zijn geheel zijn weggelaten. Een armoedige uitstraling is het gevolg
2. Verlichting die gemakshalve is thuisgelaten (want ach, er is toch al licht op de beurs aanwezig), verlichting die niet werkt of te weinig verlichting. Stands of beurswanden met onvoldoende licht vallen minder of en leveren in aan uitstraling. Tewijl het zo eenvoudig is en bijna niets kost
3. Banen vol met deuken, vlekken, hobbels en bobbels
4. Baliekoffers waarbij de print ontbreekt. Met als gevolg dat er een (hopelijk) charmante dame of heer achter een kale en vaak beschadigde koffer staat. Niet echt goede reclame voor het bedrijf in kwestie
5. Systemen of frames die overduidelijk zijn verbogen of gebroken. En soms “subtiel” zijn gerepareerd met ducktape en tieraps
6. Pop-up wanden voorzien van velcro of brushnylon waar op knullige wijze “home-made” prints ( beschikt bijna elk bedrijf wel over een kleuren copier of printer) tegenaan zijn geplakt (in het beste geval recht…)
7. Wanden waar over de “oude tekst” of prijzen (die blijkbaar niet maar actueel is) op lelijke wijze posters, prints of stickers overheen geplakt zijn. Er was wel budget om deel te nemen aan de beurs (vierkante meters, personeelskosten, reiskosten, hotelkosten etc. etc.) maar niet meer voor een paar nieuwe banen. Jammer.
   

   pop-up wand in hoekopstelling

Zijn deze bedrijven dan allemaal nieuwkomers op beurzen? Of misschien kleine lokale bedrijfjes voor wie “meedoen belangrijker is als winnen”(??)  Nou nee. Veel van deze bedrijven (soms met klinkende namen) spenderen heel veel budget aan advertenties, commercials, brochures, huisstijl en websites. En ook voor hun jaarlijks terugkerende beurs wordt er een prachtige “custom-made” beursstand ontworpen en gebouwd. Maar is de beurs of congres dan wat kleinschaliger, dan is een kapotte, of verouderde mobiele wand blijkbaar ineens goed genoeg. En komt het allemaal niet meer zo nauw. Ik snap dat niet.

Vooral omdat de kosten van een echt mooie mobiele presentatie of pop-up wand in vergelijking met andere marcom-activiteiten vaak klein zijn. En het effect groot. Met iets meer aandacht en budget zijn vaak grote sprongen te maken. Sprongen waarmee je bedrijf zich echt kan onderscheiden en kan opvallen. Ook met een “simpele” pop-up stand.

7 tips om je presentatie met een pop-up wand aantrekkelijk te maken én te houden

1. Welke vorm voor je pop-up stand of beurswand?

De meest bekende en gebruikte vorm is de halfronde vorm. En daar is niet mis mee. Maar bekijk naast de standaard halfronde variant ook eens rechte varianten, varianten met een hoek of gekoppelde varianten waarbij van 2 of 3 pop-up systemen 1 grotere gemaakt wordt. Deze hebben een heel andere “look” die misschien wel heel goed past bij jouw bedrijf of product. Sommige van deze systemen zijn bovendien modulair te vergroten en verkleinen voor extra flexibiliteit. Door af te wijken van de standaard (en dus op te vallen in de massa) kunnen soms opvallende en bijzondere resultaten worden geboekt.

2. Zet je pop-up wand ruim van tevoren op en check deze op essentiële punten. 

Zo voorkom je verrassingen en heb je nog de tijd om problemen te fixen. Kapotte frames kunnen bijna altijd wel gerepareerd worden en ook nieuwe magneetpanelen zijn meestal redelijk snel te regelen. Moeten banen die door intensief gebruik minder mooi zijn geworden toch vervangen worden dan is dat een mooi moment om na te denken over een nieuwe lay-out met een nieuwe, attractieve en pakkende communicatie.

3. Vervang beschadigde panelen.

Ja ik hoor je al roepen voor eigen parochie te preken;). Maar echt, ga niet op een beurs, congres of evenement staan met panelen die overduidelijk beschadigd zijn want het ziet er armoedig uit. Vervang deze en zet je imago niet op het spel.

4. Besteed aandacht aan de verlichting

Het effect van directe verlichting op de pop-up wand is erg belangrijk. Bespaar daar nooit op. In communicatie is minder meestal meer, maar dat geldt zeker niet voor de hoeveelheid licht op je beurswand. Veel stands zijn letterlijk en figuurlijk onderbelicht. Naast de standaard halogeenverlichting kun je tegenwoordig ook kiezen voor moderne LED verlichting. Let daarbij echter wel op de kleur van het licht want die is, afhankelijk van het type, soms te “koud”. Er zijn echter ook heel goede LED lampen verkrijgbaar tegen acceptabele prijzen.

5. Bekijk eerst wat je koopt

Ik weet het, we leven in een online tijdperk. En ook ik koop daar waar mogelijk mijn producten zoveel mogelijk online vanachter mijn luie (bureau)stoel. Maar met online kopen van je pop-up wand neem je wel risico. Het gaat tenslotte om je (beurs)presentatie. En alhoewel de wanden er op de website van de leverancier altijd even mooi uit zien weet je nooit of dat “live” ook wel het geval is. Beter eerst even checken dus.

Maar er is nog een reden om eerst eens te gaan kijken bij de potentiële leverancier. Want een goede leverancier kan je, zeker als je nog niet zo ervaren bent met het organiseren van je beursdeelname, goede adviezen geven en je behoeden voor fouten. En je zodoende dus helpen om je beursdeelname tot een succes te maken.

6. Plan toekomstige aanpassingen

En maak daar budget voor vrij. Bij goed gebruik zal de pop-up wand zelf (het frame) jarenlang mee gaan. Maar de vraag is of je communicatie dat ook doet. Nieuw product? Nieuwe doelgroep? Nieuwe huisstijl? Aantrekkelijke beursaanbieding? Dan moeten ook je panelen aangepast worden.

7. Eenvoudige accessoires geven je presentatie meerwaarde

Ook een eenvoudige pop-up wand kan er super uitzien, zelfs in de meest standaard uitvoering. Toch helpen zinvolle accessoires om het creëren van onderscheidend vermogen. Daarbij kun je denken aan: 

• Vitrines voor productpresentatie
• Ingebouwde LCD schermen
• Folderschappen en folderrekken
• Bijpassende balies
• Ipad standaards
• Extra modules die kunnen worden aangekoppeld

Conclusie

Voor het maken of inrichten van een beursstand zijn pop-up wanden of pop-up stands nog steeds fantastische hulpmiddelen. Door de aantrekkelijke prijs van standaard uitvoeringen zijn deze systemen voor een heel grote groep bedrijven bereikbaar. Door gebruik te maken van slimme accessoires kun je je presentatie “customisen” en extra uitstraling geven. Door te kiezen voor een vorm die afwijkt van de veel gebruikte halfronde vorm krijgt kun je de stand of wand nóg meer laten onderscheiden. Geef je “beursdisplay” wel de nodige aandacht en check regelmatig of die er nog voor 100% representatief uitziet. Budgetteer en vervang met enige regelmaat (voor zover noodzakelijk) de prints laat eventuele gebreken meteen herstellen.

Succes!

Michel Rijnberg
www.expodisplayservice.nl