9 vragen over de nieuwe AVG-wet voor beursexposanten

Het kan je niet ontgaan zijn. Op vrijdag 25 mei treedt in Europa de nieuwe AVG-wet in werking, die de privacy van burgers beter beschermt. Wat betekent dit voor jou als exposant? Dit zijn 10 veelgestelde vragen en antwoorden.

1. Wat is de AVG-wet?

Europa wil zijn burgers beter beschermen op het gebied van privacy. Jarenlang konden bedrijven hun gang gaan, maar daar komt met de nieuwe AVG-wet een einde aan. Europese organisaties en bedrijven die persoonsgegevens verzamelen en verwerken moeten namelijk voldoen aan strengere regels.Draag je persoonlijke gegevens over aan externe partijen? Dan moet je daar een verwerkingsovereenkomst mee afsluiten. Ook moet je een verwerkingsregister opstellen. Dit is bijvoorbeeld het geval als je je personeelsadministratie uitbesteedt. Maar ook als je Google Analytics gebruikt op je website.

Burgers krijgen door de wet meer bevoegdheden. Zo kunnen ze inzage vragen in hun opgeslagen gegevens, of bezwaar maken tegen het verwerken en bewaren van hun data.

avg-vragen-752x440.jpg

2. Wat gebeurt er als ik niet voldoe aan de AVG-regels?

Het is lastig om te zeggen wat er precies gebeurt als je je niet aan de AVG-regels voldoet. De overheid stelt hoge boetes in het vooruitzicht, oplopend tot liefst 4% van je jaarlijkse omzet. Maar de kans dat je veroordeeld wordt lijkt klein.Het doel van de wet is vooral dat je serieuzer en bewuster omgaat met persoonlijke gegevens. Voldoe je niet aan de eisen en word je gecontroleerd, dan krijg je eerst een waarschuwing. Laat het echter niet zover komen en regel je zaken op tijd. Het vergt wat uitzoekwerk, maar is verder goed te doen.

3. Moet ik mijn privacyverklaring aanpassen?

De nieuwe AVG-wet vereist dat er een eenvoudige en actuele privacyverklaring op je website staat. Deze moet aan meer dan 11 voorwaarden voldoen. Advocaat Charlotte Meindertsma laat op deze pagina zien welke dat zijn.Met deze Privacyverklaring Generator kun je eenvoudig een aangepaste verklaring opstellen. Vul de velden in, download de verklaring en vul de ontbrekende velden aan. Zet hem daarna op je site en verwijs ernaar met een link.

4. Mag ik nog wel cookies gebruiken op mijn website?

Vrijwel alle websites maken gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die de ene gebruiker van de ander onderscheiden. Cookies worden veel gebruikt bij websites waarbij je moet inloggen. Maar ook Google Analytics en Facebook gebruiken ze.Bezoekers aan je website moet je met een cookieverklaring attenderen op het gebruik van cookies. Op de website van ICTRecht staat een voorbeeldtekst die je gratis mag gebruiken.
Gebruik je marketingcookies (bijvoorbeeld om te meten of een advertentie tot een aankoop leidt), dan is alleen een melding onvoldoende. Je moet ze namelijk expliciet om toestemming vragen en die moeten ze geven door een actie uit te voeren. Meestal is dit door op akkoord te klikken in een pop-up of cookiebar.

De cookies van Google Analytics vallen helaas niet onder de standaardregels. Wil je de dienst blijven gebruiken, dan moet je of om toestemming vragen of de IP-adressen van bezoekers anonimiseren. Hoe je dit laatste doet lees je hier.

5. Mag ik iedereen blijven mailen onder de nieuwe AVG-wet?

De nieuwe AVG-regels geven burgers meer rechten. Dit betekent dat je niet langer zomaar iedereen mag mailen.Organiseer je op een beurs een prijsvraag en vraag je om contactgegevens? Dan mag je alleen contact opnemen over zaken die te maken hebben met deze prijsvraag. Je mag deelnemers dus niet ongevraagd op je mailinglijst zetten.

Met klanten mag je altijd contact opnemen, maar alleen over relevante zaken. Zo mag je ze wel attenderen op soortgelijke producten en aanbiedingen, maar niet ongevraagd marketinguitingen sturen. Tenzij ze daar vooraf toestemming hebben gegeven. De bewijslast ligt bij jou.

6. Mag ik iets weggeven om mijn mailinglijst te laten groeien?

Ja, dat mag. Maar een inschrijving mag geen voorwaarde voor een weggever zijn. Je mag dus geen kortingsbon aanbieden aan beursdeelnemers en in de kleine letters zeggen dat ze ook lid worden van je nieuwsbrief. Je mag wel een combi-deal aanbieden. Zo kun je op een beurs mensen vragen zich in te schrijven voor je nieuwsbrief en ze belonen met een kortingsbon of een giveaway. Als je maar expliciet benoemt dat ze toestemming geven voor beiden.

7. Hoe bewijs ik dat ik toestemming heb gekregen voor het gebruik van persoonsgegevens? 

Onder de nieuwe AVG-regels mag je persoonsgegevens alleen verwerken met toestemming. Dit moet je echt kunnen aantonen en alleen zeggen dat je toestemming kreeg – of een vinkje zetten – is onvoldoende.Geeft iemand online toestemming om zijn of haar gegevens te verwerken, dan wordt dit bij de meeste software netjes geregistreerd. In de fysieke wereld moet je bewijstukken bewaren, of er foto’s van maken.

8. Hoe lang mag ik persoonsgegevens bewaren?

Volgens de AVG mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor je ze nodig hebt. Daarna moet je ze verwijderen. De AVG benoemt echter geen concrete termijnen. Andere wetten doen dit soms wel. Zo is de maximale bewaarperiode tijdens een sollicitatieperiode 4 weken en voor de debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar.Is er geen specifieke wetgeving voor jouw situatie? Dan moet je dit zelf bepalen en onderbouwen.

9. Mag ik leads nog wel opbellen na een beurs of evenement.

Ja, dit mag nog steeds onder de nieuwe regels, zolang je het algemene telefoonnummer gebruikt en niet vraagt naar een specifieke persoon. Heb je toestemming gekregen van een contactpersoon, dan mag je daar uiteraard wel naar vragen of deze direct benaderen.


Zelf deelnemen aan een beurs?

Wij helpen je graag met een creatieve en efficiënte beursstand afgestemd op jouw wensen, eisen en budget!

  • Neem contact op met één van onze stand adviseurs voor een vrijblijvend advies
  • Kom inspiratie opdoen in één van onze showrooms en bespreek met ons je wensen
  • Vraag nu meteen al een gratis 3D design aan voor jouw volgende beurs/beurzen

Je kunt ons bereiken op 055-3238555 of op info@expoexhibitionstands.nl

Beursstand Design Selector

Op zoek naar innovatieve beursstands?

Meer dan 900 beursstand design ideeën, inclusief prijs voor aankoop of huur voor uw volgende beursuitstraling.

Uw nieuwe beursstand
Beursstand aanvragen

Op zoek naar een innovatieve beursstand?

Laat ons alle vragen weten en wij nemen contact met u op.

Modificaties nodig? Geef ons specifieke informatie en wij creëren een gepersonaliseerd ontwerp voor je.

Op zoek naar rebranding? Geef ons de details en ontvang gratis een ontwerp

Mijn Stand Ideeën

My Stand Ideas
Call Me Back
Book A Demo
:

Deze website maakt gebruik van cookies om je de best mogelijke functionaliteit te bieden. Als je doorklikt, ga je akkoord met ons cookiebeleid Meer informatie

×